Um dos segredos para tocar uma pequena empresa de sucesso é: aprender a controlar os custos. Quando negligenciada, mesmo a menor despesa pode, na conta final, causar redução nos lucros e na saúde econômica global da empresa, atravancando o seu crescimento.

Muitos pequenos empresários sabem de onde vem o dinheiro, mas não têm tanta certeza para onde ele vai. Isso pode ter um impacto significativo sobre o fluxo de caixa da empresa. É importante examinar suas despesas regularmente (a cada trimestre, se possível) para poder administrar com exatidão o andar dos seus gastos e procurar formas de economizar.

Regras básicas aplicam-se a todo tipo de despesa:

 

Pesquise preços para comprar melhor

Isso pode ser feito em todas as fases do seu negócio, de canetas e outros materiais de escritório a custos operacionais.

Avalie seus contratos e fornecedores regularmente

Toda vez que pagar uma fatura ou preencher um cheque, pergunte-se quando foi a última vez em que saiu às compras em busca de um preço melhor.

 

Não tenha medo de negociar

Não faça isso apenas por ocasião de um novo contrato. Você também pode negociar com os fornecedores atuais, que não querem perder a sua empresa.

 

Aproveite os descontos

Associações profissionais e comerciais, muitas vezes, oferecem descontos a seus associados sobre seguros, viagens, transporte e outras despesas comuns. Encontram-se, a seguir, algumas áreas comuns em que as empresas de pequeno porte gastam demais.

* telefone/serviços públicos;
* seguro saúde;
* transporte/entrega.

Telefone/serviços públicos

* Confira e reconfira todas as cobranças em sua conta telefônica. Erros sempre podem ocorrer.
* Converse com o representante de atendimento ao cliente de sua companhia telefônica para saber se sua empresa está utilizando as melhores taxas possíveis para ligações locais e de longa distância. Lembre-se de que, muitas vezes, é possível obter uma taxa melhor do que a anunciada. Mas é preciso pedir.
* Não tenha medo de consultar a concorrência e reavaliar a sua opção uma ou duas vezes ao ano. Se uma operadora de longa distância oferecer um bom negócio para que você mude para eles, consulte a sua operadora para saber se eles conseguem igualar a oferta. Muitas vezes, é mais barato para uma companhia telefônica cobrir uma oferta para um cliente existente do que ter de captar outro.
* Se sua empresa operar em seu próprio domicílio, peça que sua conta telefônica seja calculada em incrementos de 6 segundos. Planos de chamadas residenciais (freqüentemente utilizados por empresas sediadas em domicílios), em geral, cobram por minuto, arredondando frações. Assim, uma chamada de 1 minuto e 1 segundo é, na verdade, faturada como 2 minutos. Você pode economizar dinheiro usando o faturamento a cada 6 segundos, ainda que a taxa por minuto seja menor.
* Reúna-se trimestralmente com um representante da companhia para verificar se seu plano de chamadas continua sendo o mais apropriado para a sua empresa em expansão. Não se esqueça de que as companhias telefônicas adicionam novos pacotes para "pequenas empresas" regularmente em seu cardápio de serviços, os quais podem representar mais economia.
* Sobrefaturamento não é incomum em contas de serviços públicos. Certifique-se de ter a melhor estrutura de taxas. Confira duas vezes o número, a leitura e a "constante" do medidor; a constante é um fator multiplicador de custo, registrado no medidor, que ajuda a determinar o uso mensal.

Seguro saúde

* Faça um balanço de suas apólices e prêmios, no mínimo, duas vezes ao ano, para certificar-se de que atendem às suas necessidades. Faça uma pesquisa para ver as taxas e os serviços oferecidos pela concorrência. Não se deixe levar pela palavra do primeiro agente. Solicite os preços de três, pelo menos.
* Aproveite descontos para grupos disponíveis a associados das câmaras de comércio e dos grupos profissionais e comerciais locais.
* Analise com atenção o histórico de sinistros da companhia contratada. Assegure-se de que a companhia de seguros não o esteja sobrefaturando nos prêmios, principalmente por conseqüência de um sinistro caro não recorrente (como um parto prematuro que tenha resultado em altas faturas hospitalares).
* Compare os sinistros realizados com os previstos, segundo os dados demográficos de sua força de trabalho. Por exemplo, podem cobrar-lhe a taxa inteira por benefícios de maternidade, embora sua probabilidade de utilização seja pequena porque a força de trabalho é jovem e solteira.
* Garanta que todos os benefícios contratados estejam realmente sendo usados. Pergunte ao agente de seguros o que você poderia economizar pela eliminação ou redução de alguns desses benefícios subutilizados.

Transporte/entrega

* Tente negociar um desconto por volume com a empresa que você freqüentemente utiliza para suas necessidades de transporte e entrega. A maioria dos serviços de entrega para o "dia seguinte" tem taxas flexíveis. Se você estiver enviando menos do que sete pacotes por semana, você pode reduzir as taxas cobradas. Ligue para seu representante de vendas e comece a negociar.
* Rastreie o tempo de entrega de seus pacotes solicitando confirmações da transportadora ou pelo software de rastreamento on-line que eles fornecem. Transportadoras normalmente garantem o tempo e a data de entrega. Solicite reembolsos de pacotes entregues com atraso.
* É realmente necessário entregar no mesmo dia? Verifique se sua regulação de tempo atende às necessidades de seus clientes. Você pode estar gastando dinheiro com uma entrega até às 10 horas da manhã seguinte, quando seria aceitável entregar um serviço para o dia seguinte ou em dois dias úteis.
* Busque um ponto de expedição conveniente. Você pode até não perceber, mas toda vez que um pacote é manuseado acaba gerando um custo a mais. Muitas das maiores transportadoras possuem centros de serviço locais ou caixas de captação. Utilizá-los pode possibilitar uma economia de até 5 dólares por pacote.